UCMS by AROBS semnează electronic – True Semnătură Electronică

Telemunca, digitalizarea și automatizarea proceselor au reprezentat subiecte extrem de importante din martie 2020 încoace. Creșterea interesului pentru instrumentele de fluidizare și automatizare în cadrul companiilor și, mai ales, în departamentele de resurse umane, a fost exponențială, în comparație cu anii pre-pandemici.

Una dintre piețele cu cea mai rapidă creștere din lume este cea de software pentru semnături electronice. În 2020, dimensiunea pieței globale pentru instrumente de semnătură digitală a ajuns la 2,8 miliarde de dolari. Se estimează că va crește până la 14,1 miliarde de dolari până în 2026, la o rată de creștere anuală compusă (CAGR) de 31,0% (MarketsandMarkets, 2020).

Oportunitatea adusă de adoptarea largă a regimului de muncă remote și de necesitatea continuă pentru semnarea volumelor imense de documente i-au motivat pe colegii noștri de la UCMS by AROBS să dezvolte un modul care să eficientizeze aceste procese. Astfel a apărut True Semnătură Electronică.

Ce este și ce rol are True Semnătură Electronică?

Așa cum îi spune și numele, True Semnătură electronică este cea mai nouă funcționalitate din aplicația True HR care te ajută în semnarea digitală a documentelor din companie, economisind timp și resurse financiare, alocându-le pentru dezvoltarea strategică și creativă a departamentelor.

Mai exact, având în vedere că mulți angajați și-au desfășurat munca de acasă sau remote, procesele diverselor departamente din cadru companiilor s-au îngreunat considerabil. Astfel, a fost nevoie ca multe dintre activitățile care se desfășurau manual să fie automatizate.

Acesta a fost și cazul procesului de semnare de documente. Nu este niciun secret faptul că semnarea olografă a documentelor de resurse umane, și nu numai, este atât o cerință obligatorie, cât și un proces birocratic complex. Totuși, în contextul telemuncii, au aparut etape logistice noi care au dat multe bătăi de cap departamentelor de HR – printarea documentelor, trimiterea acestora către destinatar și recuperarea lor în timp util. A devenit, astfel, absolut necesară dezvoltarea unui instrument digital prin care semnarea documentelor să fie eficientizată ca timp și costuri.

De ce avem nevoie de semnătură electronică?

În contextul generat de situația actuală, semnătura digitală devine un aspect esențial de luat în calcul de orice companie, indiferent de sectorul de activitate în care activează. Documentele financiare, juridice, administrative, toate pot fi semnate cu semnătură digitală, scurtând semnificativ timpul și efortul depus pentru semnarea lor în format fizic. Ordonanța guvernului de reglementare a semnăturii electronice în relațiile de muncă, cu modificările aduse de Parlament, prin care sunt eliminate folosirea mărcii temporale electronice și sigiliul electronic calificat al angajatorului, accelerează implementarea unor astfel de soluții în cadrul aplicaților de management al resurselor umane.

Semnătura electronică îți oferă o siguranță prin faptul că semnătura este avansată sau certificată. Cea din urmă este semnătura cu cel mai ridicat grad de încredere, fiind emisă de un prestator de servicii calificat. Mai mult, în cazul semnăturii electronice calificate furnizorul este cel care își asumă că semnătura respectă toate criteriile și condițiile impuse de regulamentul eIDAS.

Un avantaj major dat de modulul True Semnătură Electronică îl reprezintă faptul că prin intermediul lui poți centraliza toate documentele ce urmează a fi semnate într-un singur flux de aprobare. Astfel, odată generat un flux de aprobare, toți cei implicați pot să vizualizeze, să aprobe sau să refuze semnarea unui document. În acest fel, întregul proces este mult eficientizat. De asemenea, odată încheiat procesul de semnare de către specialistul HR sau managerul companiei, aplicația poate trimite un cod de verificare pentru ca întregul proces să se bucure de o securitate crescută.

Cum funcționează?

Modulul de semnătură electronică permite semnarea tuturor documentelor din companie, fie că vorbim despre contracte de muncă, acte adiționale, adeverințe sau formulare. În plus, acesta permite centralizarea tuturor documentelor într-un sigur loc și semnarea acestora în funcție de fluxul prestabilit.

Mai mult decât atât, modulul True Semnătură Electronică permite filtrarea documentelor (semnate, de semnat etc.) și chiar vizualizarea sau filtrarea documentelor atât în mod individual pentru câte un angajat în parte, cât și pentru mai mulți sau pentru toți angajații implicați în proces.

Citește mai multe despre modul de funcționare al noului modul aici.

 De ce să alegi True Semnătură Electronică?

Modulul True Semnătură Electronică permite semnarea individuală sau colectivă a documentelor, iar fiecare persoană implicată în proces va fi anunțată în momentul în care îi este solicitată semnătura.

Cu ajutorul soluției, se pot configura mai multe fluxuri de semnare, în concordanță cu nevoile companiei. Astfel, fiecare flux poate fi personalizat în funcție de tipul documentelor care trebuie semnate și necesitățile celor implicați.

Nu în ultimul rând, modulul True Semnătură Electronică permite colaborarea cu diferiți furnizori de certificare, astfel poți alege furnizorul cel mai potrivit pentru nevoile companiei tale.

Dacă și tu vrei să îți eficientizezi procesul de semnare al documentelor printr-un modul complex și ușor configurabil, te invităm să iei legătura cu specialiștii UCMS by AROBS prin e-mail: office@ucms.ro sau la numărul de telefon: 0738 822 537. Aceștia te vor ajuta în identificarea nevoilor companiei tale pentru a putea începe procesul de transformare digitală.